Gastos deducibles del autónomo: la lista con criterios
Un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, justificado con factura y registrado en tus libros. Los tres requisitos son simples; los casos frontera, no tanto.
Respuesta corta
Un gasto es deducible si está afecto a la actividad, justificado con factura completa a tu nombre y registrado en los libros contables.
La deducción más olvidada es la de suministros del domicilio: el 30 por ciento de la parte proporcional a la superficie afecta declarada en el modelo censal.
Además, en estimación directa simplificada se deduce un 7 por ciento de gastos de difícil justificación sobre el rendimiento neto previo, con un tope de 2.000 euros anuales.
Deducir gastos es la única palanca legal que tienes sobre tu IRPF, y la que peor se utiliza: unos deducen de menos por desconocimiento y otros de más por optimismo. Los tres requisitos que lo deciden son cortos de enunciar y decisivos en la práctica.
Los tres requisitos, sin excepciones
1. Vinculación a la actividad. El gasto debe estar afecto a lo que haces para ganar dinero. Es el requisito que se discute en las comprobaciones. 2. Justificación con factura completa emitida a tu nombre y con tu NIF. Un ticket sin tus datos no vale, aunque el gasto sea cierto. 3. Registro en los libros registro de gastos y, si procede, de bienes de inversión.
Si falta cualquiera de los tres, el gasto no es deducible. Y el segundo es el que más veces tumba gastos perfectamente reales: la factura del material de oficina emitida «a nombre del cliente genérico» no sirve.
La lista, por bloques
Seguridad Social y tributos
- Cuota del RETA: íntegramente deducible. Es el gasto más grande de casi todos.
- Cuotas de colegios profesionales y de asociaciones empresariales o sindicales.
- Tributos no estatales vinculados a la actividad, como el IBI o la tasa de basuras de la parte del local afecto. El IVA y el IRPF, no.
Suministros y local
- Alquiler del local, íntegro, con factura y con IVA.
- Suministros del local: luz, agua, gas, internet, íntegros.
- Si trabajas en casa: la parte proporcional del alquiler o de los gastos de la vivienda según la superficie afecta declarada, y el 30 % de la parte proporcional de los suministros.
- Reparaciones y conservación del espacio y del equipamiento.
Servicios profesionales y financieros
- Asesoría fiscal, contable, laboral y jurídica.
- Comisiones bancarias de la cuenta de la actividad.
- Intereses de préstamos destinados a la actividad. La amortización del capital, no: eso es devolver dinero, no un gasto.
- Primas de seguros de la actividad: responsabilidad civil, multirriesgo del local, seguro de convenio.
Material, equipos y software
- Material de oficina y consumibles.
- Equipos informáticos y mobiliario: si superan los 300 € y duran más de un ejercicio, se amortizan a lo largo de su vida útil en lugar de deducirse de golpe.
- Software y suscripciones en la nube, incluido el programa de facturación.
- Dominio y alojamiento web.
Formación, promoción y viajes
- Formación relacionada con la actividad, incluidos libros y suscripciones profesionales.
- Publicidad y marketing, incluidas campañas en plataformas digitales.
- Desplazamientos por motivos de la actividad: transporte público, billetes, taxis con justificación del motivo.
- Dietas propias con límites diarios tasados, en establecimientos de restauración, pagadas por medios electrónicos y vinculadas a la actividad.
- Alojamiento en desplazamientos profesionales.
La deducción que no necesita factura
En estimación directa simplificada, además de todo lo anterior, se deduce un porcentaje de gastos de difícil justificación sobre el rendimiento neto previo: el 7 %, con un tope de 2.000 € anuales. Para el autónomo societario, el 3 %.
No requiere justificante. Se aplica en el cálculo y punto.
Los casos frontera y qué hacer con ellos
El vehículo
Es el gasto más conflictivo del IRPF del autónomo. La regla:
- IRPF: deducible solo si el vehículo está afecto exclusivamente a la actividad, con excepciones tasadas para transporte de mercancías y viajeros, agentes comerciales, autoescuelas, vehículos de representantes y algunas más.
- IVA: presunción de afectación del 50 % en turismos, que puede elevarse probando un uso mayor o reducirse por la Administración probando uno menor.
En la práctica, un profesional que usa el coche también el fin de semana difícilmente sostiene la exclusividad. Los gastos asociados —combustible, seguro, mantenimiento, parking— siguen la suerte del vehículo.
La ropa
Solo si es ropa específica de trabajo: uniforme, equipos de protección, ropa con el logotipo de la actividad. Un traje o unos zapatos de calidad no son deducibles aunque solo los uses para visitar clientes.
Las comidas con clientes
Los gastos de atenciones a clientes y proveedores son deducibles con un límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio. Conviene anotar en el propio justificante con quién y por qué: sin ese detalle, el gasto es indistinguible de una comida personal.
El teléfono móvil
Si la línea es exclusiva de la actividad, deducible al 100 %. Si es la única línea que tienes y la usas también en lo personal, la Administración discute la deducción íntegra, y la solución limpia es contratar una segunda línea a nombre de la actividad.
Antes de deducir un gasto, pregúntate si podrías explicarle a un inspector, en una frase y sin titubear, qué ingreso concreto de tu actividad hizo necesario ese gasto. Si la respuesta es convincente, adelante. Si tienes que construir una historia, ese gasto va a caer.
Lo que no es deducible nunca
- Multas y sanciones, de cualquier tipo, incluidos los recargos de apremio.
- Donativos y liberalidades, salvo los supuestos legalmente previstos.
- Gastos personales y familiares sin vinculación con la actividad.
- El IRPF que pagas, y el IVA soportado que te has deducido en el 303.
- La amortización del capital de un préstamo. Solo los intereses.
- Gastos sin factura o con factura que no está a tu nombre.
- Operaciones con quien la ley considera paraísos fiscales, salvo prueba de realidad económica.
Cómo organizarlo para no perder deducciones
- Una cuenta bancaria solo para la actividad. Es la medida que más tiempo ahorra y la que más claridad aporta en una comprobación.
- Factura a tu nombre siempre, desde el primer día. En las compras habituales, da tus datos fiscales una vez y que queden registrados.
- Digitaliza los tickets el mismo día. Los tickets térmicos se borran en meses y el justificante ilegible no justifica nada.
- Anota el motivo en los gastos de viaje y en las comidas: con quién, para qué, qué proyecto.
- Revisa el porcentaje de vivienda afecta en tu modelo censal si trabajas en casa. Sin él no hay deducción de suministros ni de alquiler.
- Cierra el trimestre en la primera semana del mes siguiente, no el día 19. Los gastos que se olvidan son los que se buscan con prisa.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos tiene que cumplir un gasto para ser deducible?
Tres: estar vinculado a la actividad económica, estar justificado con factura completa emitida a tu nombre y con tu NIF, y estar registrado en los libros registro de gastos. Un ticket sin tus datos no sirve como justificante de un gasto deducible, aunque el gasto sea real.
¿Puedo deducir el alquiler de mi casa si trabajo desde allí?
Sí, la parte proporcional a la superficie que dedicas a la actividad, siempre que hayas declarado ese porcentaje en el modelo 036 o 037. Si el alquiler es de vivienda, hay un problema añadido: el arrendador debe facturar con IVA la parte destinada a actividad, lo que en muchos contratos de vivienda no está previsto y conviene resolver antes.
¿Cuánto puedo deducir de luz, agua e internet trabajando en casa?
El 30 por ciento de la parte proporcional a la superficie afecta. Con una vivienda de 90 metros cuadrados y una habitación de 15 dedicada a la actividad, el porcentaje de superficie es el 16,7 por ciento, y lo deducible es el 30 por ciento de ese 16,7 por ciento, es decir un 5 por ciento del recibo. Es poco, pero es la regla vigente y está en la ley.
¿Se puede deducir la comida?
Las dietas propias son deducibles con límites diarios tasados, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería, se paguen por medios electrónicos y estén vinculadas al desarrollo de la actividad. Una comida sola en tu ciudad sin desplazamiento ni cliente es el tipo de gasto que se rechaza con más frecuencia.
¿Puedo deducir el coche y la gasolina?
Para el IRPF, el vehículo solo es deducible si está afecto exclusivamente a la actividad, y Hacienda interpreta esa exclusividad de forma estricta: hay excepciones tasadas para transportistas, comerciales, autoescuelas y actividades similares. Para el IVA existe una presunción de afectación del 50 por ciento en vehículos turismo. Es el gasto que genera más discrepancias y conviene no darlo por hecho.
¿Qué son los gastos de difícil justificación?
Es una deducción adicional del 5 por ciento del rendimiento neto previo en estimación directa simplificada, elevada al 7 por ciento, con un límite de 2.000 euros anuales. No requiere factura ni justificante: se aplica directamente en el cálculo. Para el autónomo societario el porcentaje es del 3 por ciento.
Esta guía explica la norma general. Si tu caso tiene aristas —varias actividades, facturación a otros países, sociedades de por medio— una consulta con un asesor cuesta mucho menos que una liquidación paralela con recargo.
Escrito por David
Divulgador. Escribe Cuenta Autónomo desde Toledo, España.
No soy asesor fiscal ni mediador de seguros. Llevo años peleándome con la misma burocracia que tú y escribo estas guías para que la información oficial se entienda a la primera: cada cifra sale de una fuente que puedes comprobar, y cuando la normativa admite interpretaciones lo digo en lugar de disimularlo.
Cómo se verifica esta guía
- Los importes de cotización se contrastan con la Orden de cotización vigente y con la Seguridad Social.
- Los plazos y modelos se comprueban en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Las horquillas de precio de seguros provienen de presupuestos y tarifas públicas, y se indican como orientativas.
- Cada guía se revisa cuando cambia la norma que la afecta, no por calendario.
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