Verifactu: qué es y qué tienes que cambiar de verdad
Verifactu no cambia lo que pones en la factura: cambia el programa con el que la haces. Esta es la diferencia entre lo que sí te afecta y el ruido comercial que lo rodea.
Respuesta corta
Verifactu es el reglamento que obliga a que el software de facturación genere registros encadenados e inalterables, con código QR en la factura y registro de eventos del sistema.
No cambia el contenido de la factura: cambia la herramienta, porque las hojas de cálculo y las plantillas de procesador de textos no pueden generar esos registros.
La preparación real consiste en migrar a un programa que declare cumplir el reglamento, con margen y no a mitad de trimestre.
Verifactu es, con diferencia, el cambio normativo del que más se ha hablado y peor se ha explicado, porque la mayor parte de lo que se ha escrito lo ha escrito quien vende el programa. Empecemos por la frase que resume el asunto: no cambia tu factura, cambia tu programa.
Qué exige exactamente
El reglamento impone cinco requisitos al sistema informático de facturación:
- Generar un registro de facturación por cada factura expedida, en el momento de expedirla.
- Que ese registro sea inalterable una vez creado.
- Encadenarlo con una huella del registro anterior, de modo que eliminar o modificar uno rompa la cadena de forma detectable.
- Incluir un código QR en la factura que permita su verificación.
- Conservar un registro de eventos del propio sistema: instalaciones, incidencias, modificaciones.
Y, en la modalidad de remisión —la que se llama propiamente Verifactu—, enviar los registros a la Agencia Tributaria de forma automática.
Verifactu (con remisión). El sistema envía los registros a la AEAT. A cambio, los requisitos de conservación y firma son más ligeros, porque la Agencia ya tiene copia. No verificable (sin remisión). No envía nada, pero debe firmar electrónicamente los registros y conservarlos bajo requisitos más estrictos.
Qué no cambia
Nada del contenido de la factura. Los datos obligatorios siguen siendo los mismos: número y serie, fecha, identificación completa de las dos partes con NIF, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención si procede y total. La numeración sigue teniendo que ser correlativa y sin saltos. Las rectificativas siguen siendo la única forma de corregir.
Lo único que se añade a la factura visible es el código QR, y lo pone el programa.
Lo que esto significa según cómo factures ahora
| Cómo facturas ahora | Qué tienes que hacer |
|---|---|
| Plantilla de Word o Excel | Migrar a un programa que cumpla. Es el caso que más cambia |
| Programa de facturación en la nube | Comprobar que el proveedor declara cumplimiento y actualizar |
| Programa instalado antiguo sin soporte | Cambiar: sin actualizaciones no va a cumplir |
| Facturas manuscritas sin sistema informático | Revisa tu caso concreto: hay exclusiones tasadas |
| Te lo hace la asesoría con su software | Confirmar por escrito que su sistema cumple y quién asume el registro |
Si tu asesoría emite las facturas por ti, el obligado sigues siendo tú. Pregunta explícitamente: qué sistema usan, si declara cumplimiento y si el registro de facturación se genera en el momento de la expedición o después. Una respuesta vaga a esa pregunta es una señal.
Cómo elegir el programa sin comprar humo
La única comprobación técnica que importa es que el fabricante haya emitido la declaración responsable de que su sistema cumple el reglamento. Ni el precio ni la marca lo garantizan.
Además de eso, lo que conviene mirar antes de decidir:
- Exportación completa de tus datos en un formato abierto. Es tu seguro contra quedarte atrapado en un proveedor que sube el precio.
- Series y rectificativas bien implementadas, incluidas las series propias de rectificativas.
- Cálculo automático de retención de IRPF, si eres profesional. Sorprende cuántos programas no lo hacen bien.
- Libros registro de ingresos y gastos exportables, que es lo que vas a necesitar para las declaraciones.
- Coste real anual, no el precio del primer mes.
- Qué pasa si dejas de pagar: si conservas el acceso de lectura a tus facturas antiguas o no.
La Agencia Tributaria pone a disposición una aplicación gratuita de facturación para quienes emiten pocas facturas. Para un autónomo con un puñado de facturas al mes, es una opción perfectamente razonable y no cuesta nada probarla.
Cómo migrar sin romper nada
- Cierra un trimestre completo con tu sistema actual y no migres a mitad de periodo.
- Exporta todo: facturas emitidas, recibidas, clientes y libros registro.
- Configura las series en el sistema nuevo continuando la numeración, sin saltos ni reinicios a mitad de ejercicio, salvo que abras una serie nueva claramente identificada.
- Emite una factura de prueba y verifica que el QR funciona y que el registro se genera.
- Conserva el acceso al sistema antiguo durante el periodo de conservación: cuatro años.
- Comunica el cambio a tu asesoría antes del primer cierre trimestral con el sistema nuevo.
Lo que hay de ruido comercial
Tres mensajes que circulan y conviene matizar:
«Hay que contratar ya o te sancionan mañana». Las fechas de entrada en vigor son escalonadas según el tipo de obligado. Comprobar tu plazo concreto cuesta cinco minutos y evita una decisión precipitada.
«Necesitas un programa de gestión completo». Necesitas un sistema de facturación que cumpla. Si tu actividad son veinte facturas al mes, un ERP es una solución a un problema que no tienes.
«Tu asesoría ya se encarga». Puede ser cierto, pero el obligado eres tú, así que conviene tener la respuesta por escrito.
Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente Verifactu?
Es el sistema de facturación verificable que desarrolla el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Obliga a que el programa genere un registro de facturación por cada factura, inalterable y encadenado con una huella del anterior, incluya un código QR en la factura y conserve un registro de eventos del propio sistema. En la modalidad de remisión, además envía los registros a la Agencia Tributaria de forma automática.
¿Puedo seguir haciendo facturas en Excel o Word?
Cuando el reglamento te resulte aplicable, no: una hoja de cálculo no puede generar el registro encadenado ni el código QR exigidos, porque es un documento modificable sin traza. Mientras no te aplique, una factura hecha en Word sigue siendo válida si contiene todos los datos obligatorios y la numeración es correlativa, pero conviene migrar con antelación.
¿Verifactu me obliga a enviar todas mis facturas a Hacienda?
Solo en la modalidad de remisión, llamada precisamente Verifactu, en la que el sistema envía los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática. Existe la alternativa de los sistemas no verificables, que no remiten pero deben cumplir requisitos más estrictos de conservación, huella y firma electrónica de los registros.
¿Tengo que comprar un programa de pago?
No necesariamente. Hay opciones gratuitas y de bajo coste que declaran cumplir el reglamento, incluida la aplicación básica que la propia Agencia Tributaria pone a disposición. Lo que hay que comprobar es que el sistema que uses declare expresamente su cumplimiento mediante la declaración responsable del fabricante, no que sea caro.
¿Afecta a quien está en módulos o factura muy poco?
El ámbito de aplicación alcanza a los obligados a expedir factura que utilicen sistemas informáticos de facturación, con exclusiones tasadas para determinados regímenes y para quien factura exclusivamente a mano sin sistema informático. Si usas cualquier programa para facturar, lo razonable es asumir que te afecta y comprobar tu caso concreto antes del plazo.
¿Qué pasa si sigo usando un programa que no cumple?
La norma prevé infracciones tanto para quien produce o comercializa sistemas que no cumplen los requisitos como para quien los utiliza, con sanciones específicas. El riesgo práctico más inmediato, sin embargo, es tener que reconstruir la facturación de un trimestre a mitad de ejercicio.
Esta guía explica la norma general. Si tu caso tiene aristas —varias actividades, facturación a otros países, sociedades de por medio— una consulta con un asesor cuesta mucho menos que una liquidación paralela con recargo.
Escrito por David
Divulgador. Escribe Cuenta Autónomo desde Toledo, España.
No soy asesor fiscal ni mediador de seguros. Llevo años peleándome con la misma burocracia que tú y escribo estas guías para que la información oficial se entienda a la primera: cada cifra sale de una fuente que puedes comprobar, y cuando la normativa admite interpretaciones lo digo en lugar de disimularlo.
Cómo se verifica esta guía
- Los importes de cotización se contrastan con la Orden de cotización vigente y con la Seguridad Social.
- Los plazos y modelos se comprueban en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Las horquillas de precio de seguros provienen de presupuestos y tarifas públicas, y se indican como orientativas.
- Cada guía se revisa cuando cambia la norma que la afecta, no por calendario.
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