Cómo hacer una factura correctamente
Una factura válida tiene once datos obligatorios y dos cálculos que se equivocan constantemente: el IVA y la retención de IRPF. Aquí están los dos, con ejemplos cerrados.
Respuesta corta
Una factura necesita número correlativo, fecha, datos completos de las dos partes con NIF y domicilio, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA y total.
Si eres profesional y facturas a empresa o autónomo, se resta la retención de IRPF del total: el 15 por ciento general o el 7 por ciento en el año de inicio y los dos siguientes.
Una factura emitida no se modifica nunca: se corrige con una factura rectificativa en serie propia que identifica a la original.
La factura es el documento que sostiene todo lo demás. Sin ella no hay ingreso justificado, no hay IVA repercutido y tu cliente no puede deducirse el gasto. Y hay dos cálculos —el IVA y la retención— que se hacen mal con una frecuencia sorprendente.
Los datos obligatorios
Número y serie si procede · Fecha de expedición · Nombre y apellidos o razón social del emisor · NIF del emisor · Domicilio del emisor · Los mismos tres datos del destinatario · Descripción de la operación · Base imponible · Tipo de IVA y cuota resultante · Fecha de la operación si es distinta de la de expedición · Total a pagar
Dos puntualizaciones que se olvidan:
- Si la operación está exenta o no sujeta a IVA, no basta con no poner IVA: hay que indicar el precepto que lo justifica.
- Si hay retención de IRPF, se indica el porcentaje y el importe, y el total a pagar se calcula después de restarla.
El cálculo, con los dos casos que existen
Caso 1: actividad empresarial, sin retención
Servicio de 1.000 € con IVA del 21 %:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | +210,00 € |
| Total a cobrar | 1.210,00 € |
Caso 2: actividad profesional a cliente empresa, con retención
El mismo servicio, siendo tú profesional y tu cliente una empresa:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | +210,00 € |
| Retención de IRPF (15 %) | −150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
La retención la ingresa tu cliente a Hacienda a tu nombre. Es un anticipo de tu IRPF: la descuentas en tu declaración de la renta y, si has anticipado más de lo que te corresponde, te devuelven la diferencia. El error real aquí es de tesorería: cobras 1.060 € y debes 210 € de IVA a Hacienda, así que lo que es tuyo son 850 €.
Y el detalle que casi nadie aplica: durante el año de inicio de actividad y los dos siguientes, el porcentaje de retención puede ser el 7 % en lugar del 15 %, si lo comunicas por escrito a tu cliente. Sobre 1.000 €, son 80 € más de liquidez en cada factura.
Numeración y series
La regla es simple: correlativa y sin saltos dentro de cada serie.
Lo que se puede hacer:
- Reiniciar la numeración cada ejercicio, por ejemplo
2026-001. - Mantener varias series simultáneas —ordinarias, rectificativas, por centro de actividad—.
- Usar prefijos descriptivos, siempre que cada serie sea correlativa en sí misma.
Lo que no:
- Dejar huecos en la numeración.
- Reutilizar el número de una factura anulada.
- Emitir con fecha anterior a la última factura de la misma serie.
Los cuatro tipos de factura
Completa. La norma general, con todos los datos anteriores.
Simplificada. Sustituye al antiguo ticket. Se admite en operaciones de importe reducido y en determinados sectores. Lleva menos datos y no identifica necesariamente al destinatario, por lo que no permite deducir el IVA salvo que se emita con sus datos completos.
Rectificativa. La única forma de corregir una factura emitida. Serie propia, identifica la original, indica el motivo y recoge la corrección o el importe en negativo si se anula.
Recapitulativa. Agrupa varias operaciones con el mismo destinatario dentro de un mes natural.
Cómo se corrige un error
| Tipo de error | Qué hacer |
|---|---|
| NIF o domicilio del cliente incorrecto | Rectificativa con los datos correctos |
| Importe o tipo de IVA equivocado | Rectificativa con la diferencia |
| Retención mal aplicada | Rectificativa; si el cliente ya la ingresó, coordinar con él |
| Operación anulada por completo | Rectificativa con el importe en negativo |
| Factura duplicada | Rectificativa que anula la duplicada |
| Falta el número de serie | Rectificativa; la factura sin número no es válida |
Y lo que no hay que hacer nunca: borrarla del programa, reescribirla con otros datos o «quitarla» del trimestre. Con Verifactu, además, el registro encadenado hace visible cualquier intento de eliminar una factura ya expedida.
Plazos de expedición y de cobro
Expedición. Al realizar la operación, o antes del día 16 del mes siguiente cuando el destinatario es empresario o profesional.
Cobro. La Ley 3/2004 de morosidad fija un plazo general de treinta días desde la entrega o prestación, ampliable por pacto expreso hasta sesenta entre empresas. Pasado el plazo, los intereses de demora se devengan automáticamente, sin reclamación previa ni pacto expreso, y el acreedor tiene derecho además a una indemnización por costes de cobro.
Una nota práctica que no está en ninguna ley: el mejor mecanismo contra los impagos es el anticipo parcial antes de empezar. Un 30 % o un 50 % por adelantado filtra a los clientes que nunca iban a pagar.
La lista de comprobación antes de enviar
- ¿Número correlativo dentro de su serie, sin saltos?
- ¿NIF y domicilio completos de las dos partes?
- ¿Descripción que un inspector entendería sin preguntarte?
- ¿Tipo de IVA correcto, y precepto citado si hay exención?
- ¿Retención aplicada si eres profesional y el cliente es empresa?
- ¿Total cuadrado después de sumar IVA y restar retención?
- ¿Forma de pago y IBAN, para que no tengan excusa?
- ¿Copia guardada, y el registro generado por tu sistema de facturación?
Preguntas frecuentes
¿Qué datos son obligatorios en una factura?
Número y serie si procede, fecha de expedición, nombre o razón social y NIF de emisor y destinatario, domicilio de ambos, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante, fecha de la operación si es distinta de la de expedición y total a pagar. Si hay retención de IRPF, se indica el porcentaje y el importe retenido.
¿Cuándo tengo que aplicar retención de IRPF en mis facturas?
Cuando ejerces una actividad profesional, de la sección segunda de las tarifas del IAE, y tu cliente es empresa, autónomo o entidad. El porcentaje general es el 15 por ciento de la base imponible, y el 7 por ciento durante el año de inicio de actividad y los dos siguientes si lo comunicas por escrito al cliente. A particulares no se retiene nunca.
¿Puedo empezar la numeración de nuevo cada año?
Sí, y es la práctica más habitual: series del tipo 2026-001. La numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie, y se puede abrir una serie nueva cada ejercicio. Lo que no se puede hacer es dejar huecos, reutilizar el número de una factura anulada ni emitir con fecha anterior a la última factura de la serie.
¿Cómo se corrige una factura con un error?
Con una factura rectificativa, en serie propia, que identifique la factura original y el motivo de la rectificación e indique la corrección. Si la operación se anula completamente, la rectificativa recoge el importe en negativo. Nunca se borra ni se reescribe una factura ya expedida.
¿Tengo que hacer factura a un particular?
Debes expedirla siempre que el destinatario la solicite, y en todo caso cuando sea empresario o profesional. En operaciones con consumidores finales de importe reducido puede bastar la factura simplificada, el antiguo ticket, que lleva menos datos pero por eso mismo no permite al destinatario deducir el IVA salvo que se emita con sus datos completos.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
Cuatro años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente, que es el plazo general de prescripción tributaria. En el caso de bienes de inversión con periodo de regularización de la deducción del IVA, conviene conservarlas mientras dure ese periodo, que es más largo.
Esta guía explica la norma general. Si tu caso tiene aristas —varias actividades, facturación a otros países, sociedades de por medio— una consulta con un asesor cuesta mucho menos que una liquidación paralela con recargo.
Escrito por David
Divulgador. Escribe Cuenta Autónomo desde Toledo, España.
No soy asesor fiscal ni mediador de seguros. Llevo años peleándome con la misma burocracia que tú y escribo estas guías para que la información oficial se entienda a la primera: cada cifra sale de una fuente que puedes comprobar, y cuando la normativa admite interpretaciones lo digo en lugar de disimularlo.
Cómo se verifica esta guía
- Los importes de cotización se contrastan con la Orden de cotización vigente y con la Seguridad Social.
- Los plazos y modelos se comprueban en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Las horquillas de precio de seguros provienen de presupuestos y tarifas públicas, y se indican como orientativas.
- Cada guía se revisa cuando cambia la norma que la afecta, no por calendario.
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